Politique de confidentialité

• HERBRETEAU Nicolas Frédéric, Entrepreneur individuel, éditeur du service CleanChef.
• Adresse : 2 côte Carrau, 65150 Montégut, France
• Contact données, confidentialité et exercice des droits : support@cleanchef.fr.
• CleanChef est responsable des traitements nécessaires à la gestion de ses propres comptes clients, abonnements, factures et sécurité du service.
• Pour les données de caisse, de clients, de réservations ou de personnel traitées sur instruction de l’établissement abonné, celui-ci détermine les finalités et reste responsable du traitement ; CleanChef intervient comme sous-traitant dans le périmètre contractuel concerné.
• Une demande portant sur les données d’un établissement peut être adressée à cet établissement. CleanChef l’assiste pour les données traitées pour son compte.
• Aucun délégué à la protection des données n’est désigné à ce jour. Les demandes sont traitées par le responsable du service.

• Compte utilisateur : email, identifiants techniques, rôles, rattachements organisation/site.
• Organisation et site : nom, métier, zones, équipements et paramètres utiles au service.
• Données HACCP : températures, réceptions, lots, traçabilité, PND, PMS, registres, non-conformités, actions et validations.
• Caisse : articles vendus, quantités, montants et taux de TVA, tickets, règlements et leurs références, corrections et remboursements, clôtures, archives fiscales, identifiants des opérateurs et des appareils.
• Clients et réservations, lorsque ces fonctions sont utilisées : coordonnées saisies, réservations, préférences et informations nécessaires au service demandé.
• Justificatif du logiciel : identité et qualité des signataires, références du logiciel et de la licence lorsqu’elle existe, document rattaché et données de signature du volet utilisateur.
• Documents, preuves, photos, exports, archives, commentaires libres et justificatifs ajoutés par le client.
• Journaux de sécurité, piste d’audit, événements de synchronisation et erreurs techniques.
• Données d’abonnement, de facturation et de paiement traitées avec Stripe lorsque la facturation est activée.
• Demandes de support et échanges associés.
• Données transmises aux fonctions IA uniquement lorsque l’utilisateur lance une fonction IA autorisée.

• Fournir les modules CleanChef utilisés : Hygiène, Caisse, Réservations, Gestion et Factures, selon le service souscrit.
• Enregistrer et restituer les opérations de caisse, leur TVA, les corrections, les clôtures et les archives nécessaires aux obligations de l’établissement.
• Gérer les comptes, rôles, accès, sécurité, support, abonnement et facturation.
• Centraliser les preuves, documents, photos, registres, PMS et exports de préparation DDPP.
• Permettre la synchronisation, le suivi des incidents et la maintenance du service.
• Fournir les fonctions IA optionnelles lorsque le client les utilise.
• Respecter les obligations sanitaires, comptables, contractuelles et de sécurité applicables.

• Exécution du contrat pour fournir le service souscrit.
• Obligations légales applicables à CleanChef pour ses propres factures et justificatifs comptables. Pour les traitements réalisés pour le compte de l’établissement, la base légale est déterminée par celui-ci selon chaque finalité ; le contrat SaaS ne remplace pas cette analyse.
• Intérêt légitime pour la sécurité, la prévention des abus, les journaux techniques et l’amélioration du service.
• Consentement pour les cookies ou traceurs non nécessaires lorsqu’ils sont effectivement utilisés.

• Les durées dépendent du service, du contrat, du support, de la sécurité, de la facturation et des obligations sanitaires ou comptables.
• Les preuves HACCP, PMS, documents DDPP, exports, journaux d’audit et factures peuvent être conservés lorsque la loi, le contrôle sanitaire, la comptabilité ou la défense d’un droit l’exige.
• La suppression du compte désactive la connexion et révoque les accès ; le nom et l’adresse email du profil sont remplacés. Des identifiants techniques et des données peuvent rester conservés pour des finalités justifiées ; cette opération ne garantit pas une anonymisation irréversible. Les demandes d’effacement portant sur les autres données sont examinées selon leurs finalités, leurs durées et les obligations applicables.
• Données fiscales de caisse : délai fiscal de six ans selon le point de départ prévu par l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales. Les documents comptables et pièces justificatives relevant de l’article L. 123-22 du code de commerce sont conservés dix ans. Une même pièce peut relever de plusieurs obligations ; le délai applicable ne se réduit pas automatiquement à six ans.
• Les données sans obligation de conservation suivent leur finalité : gestion du compte pendant son utilisation, traitement d’une demande de support jusqu’à sa résolution puis, si nécessaire, conservation limitée à la justification du suivi ou à la défense d’un droit. L’établissement définit les durées des traitements effectués pour son compte.
• Les documents et preuves suivent la politique de rétention associée à leur catégorie, date et statut.

• Les fonctions IA sont optionnelles et rattachées au Pack IA ou aux fonctions IA activées.
• Elles peuvent traiter des photos, instructions, textes, données de site ou brouillons lorsque l’utilisateur lance une action IA.
• CleanChef bloque l’appel si le droit, le quota, la provenance ou la trace d’usage ne peuvent pas être vérifiés.
• Les résultats IA restent des aides à valider humainement ; ils ne constituent ni une certification sanitaire ni un justificatif de conformité fiscale.

La politique d’information, le registre des traitements et le contrat de sous-traitance répondent à des obligations distinctes. Le registre décrit les traitements réellement effectués ; il ne constitue pas un certificat fiscal. Références : registre et modèle CNIL, mentions d’information CNIL, LPF L. 102 B et Code de commerce L. 123-22.